Должностная инструкция секретаря учебной части (диспетчер)

I. Общие положения

1. Секретарь учебной части относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее среднее или высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность секретаря учебной части и освобождение от нее
4. Секретарь учебной части должен знать:
   1. 4.1. Положения и инструкции по ведению делопроизводства.
   2. 4.2. Руководящий состав учреждения и его подразделений.
   3. 4.3. Правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов.
   4. 4.4. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
   5. 4.5. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
   6. 4.6. Правила внутреннего распорядка.
   7. 4.7. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. На время отсутствия секретаря учебной части (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора учреждения.

II. Должностные обязанности

Секретарь учебной части:

1. Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии учреждения.
2. Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.
3. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
4. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.
5. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.
6. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
7. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательного учреждения.

III. Права

Секретарь учебной части вправе:

1. Знакомиться с проектами решений руководства учреждения, касающихся его деятельности.
2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства учреждения предложения по улучшению деятельности учреждения и совершенствованию методов работы; замечания по деятельности работников учреждения; варианты устранения имеющихся в деятельности учреждения недостатков.
3. Запрашивать лично или по поручению руководства учреждения от структурных подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя учреждения).
5. Требовать от руководства учреждения оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Секретарь учебной части несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.